Nhân viên của bạn không giỏi, hay do bạn chưa biết cách quản lý nhân sự để khai thác tối đa năng lực của họ?

Có khá nhiều nhà lãnh đạo đã từng nhận định rằng: “Nhân viên của tôi không giỏi, không đủ khả năng đảm nhiệm công việc được giao”. Thậm chí, vì đánh giá năng lực không đúng nên các CEO/Manager thường mắc phải sai lầm trong việc tuyển dụng, sa thải nhân sự. Nhưng trên thực tế, vấn đề lại nằm ở việc  họ chưa biết cách quản lý nhân sự để khai thác tối đa tiềm năng của đội ngũ.

1. Câu chuyện về cách quản lý nhân sự và khai thác tiềm năng nhân viên

Phương đã từng tiếp nhận Phòng Marketing với 15 nhân sự cũ, mà Phương ví nhân viên trong phòng như những người tài bị “cất trong tủ”. Nhưng dần dà, mình đã tìm cách quản lý nhân sự hiệu quả: tổ chức, sắp xếp lại các vị trí trong phòng, đặt người vào đúng vị trí và giao việc phù hợp để họ phát huy được hết tài năng. Điển hình là câu chuyện về một bạn Content (tạm gọi là bạn A) và một anh Media mà mình chia sẻ dưới đây. (Mình xin giấu tên nhân vật, bởi câu chuyện này có thể sẽ ảnh hưởng đến cá nhân họ).

1.1. Câu chuyện 1: Từ nhân sự Content bình thường trở thành MC được khách hàng hâm mộ

Bạn A làm việc với vị trí Content, chuyên phụ trách viết bài Fanpage, nội dung quảng cáo sản phẩm trên Website/Facebook. Xét về năng lực thì ở mức bình thường, không quá xuất sắc. Khi công ty cần phát triển và mở rộng quy mô, yêu cầu công việc ngày một tăng lên tới cả mảng PR, truyền thông, kịch bản video… thì bạn không đáp ứng được.

Để triển khai mạnh kế hoạch Marketing của công ty: bao gồm cả Thương hiệu và Doanh thu bán hàng, Phương nghĩ mình cần tìm 1 MC phù hợp để lên hình và truyền tải được thông điệp đến khách hàng. Khi ấy, mình quan sát thấy bạn A có tính cách khá hướng ngoại và hoạt ngôn, đam mê ca hát, sở hữu chất giọng ấm. Đồng thời, điểm mạnh của A là gương mặt sáng, phúc hậu. Mình nghĩ A là người có tiềm năng nhưng giống như một viên ngọc thô chưa được “mài giũa”.

Vậy là Phương đã đề nghị với A để bạn ấy thử sức làm MC và lên hình. Khi A đồng ý, mình và anh Media bắt đầu đào tạo bạn ấy các kỹ năng: đứng trước ống kính, cách nói sao cho hay và thuyết phục,… Đồng thời, mình tư vấn cho bạn trang phục, cách makeup, phụ kiện… để “ăn hình” nhất có thể.

Khi các chiến dịch truyền thông được tung ra, video lên sóng, A được khách hàng khắp cả nước yêu mến bởi chất giọng hay và truyền cảm, đặc biệt là sự tương tác với sản phẩm một cách khéo léo. Một số hành động của A khi lên hình được Phương trực tiếp hướng dẫn và đạo diễn đã trở nên “viral” mạnh mẽ, khiến cho toàn bộ ngành và khách hàng đều bắt chước theo một cách ngẫu nhiên. Chỉ 2 tháng sau đó, nhờ hiệu ứng từ video và chiến dịch truyền thông, Doanh thu của công ty tăng trưởng 200% so với những tháng trước kia. 

Nếu như nhân sự của bạn không thực sự xuất sắc ở công việc bạn giao, nhưng có thể họ lại “tỏa sáng” ở một vị trí khác. Vì vậy, trong một số điều kiện nhất định, bạn nên tạo cơ hội cho họ thử sức và khám phá bản thân để bộc lộ năng lực một cách tối đa.

1.2. Câu chuyện 2: Hành trình trở thành nhân sự Media (Quay dựng) xuất sắc

Phòng Marketing của Phương có 1 anh Media được tuyển vào với vai trò quay và dựng video sản phẩm. Thế nhưng, từ trước tới nay, anh phải làm đúng 1 công việc là chụp và chỉnh sửa ảnh. Có tuần phải chụp và xử lý tới 500 cái ảnh, làm việc từ 8h30 sáng tới 10h đêm mới rời văn phòng. Hiệu quả từ quảng cáo với những sản phẩm anh làm ra cũng không cao. Thế mạnh không được phát huy, kỹ năng không được khai thác. Mình thấy anh lúc nào cũng rất chăm chỉ làm việc, nhưng với tâm thế không mấy hào hứng. Bởi vì anh cảm giác bản thân không thật sự mang lại giá trị lớn cho công ty.

Khi Phương được giao chịu trách nhiệm cho Phòng Marketing, mình đã đẩy mạnh các chiến dịch truyền thông và bán hàng sử dụng video quảng cáo nhiều hơn. Mình giao cho anh tham gia vào các khâu lên ý tưởng video, phân cảnh, lựa chọn góc quay, đào tạo MC… Đồng thời, mình mô tả rõ ràng cho anh biết yêu cầu và các tiêu chí của mình là gì để anh nắm bắt ý đồ và làm việc tốt hơn. 

Với sự kết hợp của bạn A trên vai trò MC, anh B vai trò Media, chúng mình đã tạo nên những chiến dịch Marketing thành công ngoài sức tưởng tượng, cả về hiệu quả thương hiệu lẫn doanh thu bán hàng. Các video tạo được sức ảnh hưởng lớn tới cộng đồng và nhận được sự yêu mến của khách hàng. Vậy là chỉ cần khai thác nhân sự và giao cho họ những công việc đúng với thế mạnh thì bạn có thể tăng gấp rất nhiều lần hiệu quả, năng suất làm việc của họ.

2. Cách quản lý nhân sự và khai thác tiềm năng thông qua 5 bước

Câu chuyện trên là 2 trường hợp điển hình trong cách quản lý nhân sự mà Phương đã làm. Còn vô vàn những câu chuyện khác, nhưng mình xin phép không đề cập hết bởi vì bài viết sẽ rất dài. Nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng việc quản trị nhân sự và khai thác tiềm năng đội ngũ chưa bao giờ là chuyện dễ dàng. Sau đây, Phương sẽ chia sẻ một vài bước cho bạn đọc cùng tham khảo 

2.1. “Đọc” và “hiểu” tính cách nhân viên

Cổ nhân đã có câu “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”. Đầu tiên, bạn phải hiểu rõ nhân viên của bạn có tính cách như thế nào, điểm mạnh/điểm yếu ra sao để có cách quản lý phù hợp.

Thông thường, để hiểu rõ tính cách của một nhân sự, Phương thường sử dụng những cách sau:

Quan sát

Xem tướng, để ý cách nói chuyện, giọng nói, hành động, cách ăn mặc… là phương pháp nhanh chóng và trực quan nhất giúp cho các nhà quản lý nắm bắt được phần nào tính cách và lối sống của nhân viên.  

Tìm hiểu thông qua các mạng xã hội Facebook, Linkedin, Instagram, Zalo… 

Dựa vào những kênh này, bạn có thể đánh giá tính cách, quan điểm sống, hoàn cảnh của nhân sự. Họ đang trải qua những cung bậc cảm xúc nào, hay họ đã từng trải nghiệm những gì… Tuy không phải ai cũng “sống thật” 100% trên mạng xã hội, nhưng nó vẫn mang lại một vài góc nhìn cho bạn để đánh giá nhân viên.

Ví dụ, bạn A Content rất thường xuyên đăng bài trên Facebook. Nội dung chia sẻ nhiều về cuộc sống, bạn bè, các hoạt động văn nghệ, hoạt động xã hội… mà bạn ấy tham gia. Đồng thời, bạn ấy cũng khá chăm chỉ tương tác với những người khác. Có thể nói, bạn A thuộc tuýp hướng ngoại, yêu thích việc chia sẻ và nghệ thuật. Vì vậy, khi Phương đề nghị bạn thử sức với vai trò MC, bạn đã rất hào hứng đồng ý luôn.

Lắng nghe

Biết lắng nghe và tìm cách lắng nghe nhân viên là phương pháp tiếp cận hiệu quả. Bạn nên dành thời gian cho những buổi đi ăn trưa hay tối, trà đá/cafe… với nhân viên. Đôi khi trong những không gian thân tình, nhân viên lại cảm thấy dễ đề đạt ý kiến. Cũng không hiếm trường hợp có nhân viên mượn men bia để “trút hết nỗi lòng với sếp”. Đó có thể là phút nói thật của họ.

Đặt câu hỏi

Trong những cuộc họp, hay ở các buổi nói chuyện, trà đá… bạn có thể đặt câu hỏi cho nhân viên theo cách quan tâm và tôn trọng họ. Nếu bạn nắm bắt được nghệ thuật và những “đòn tâm lý” khi đưa ra câu hỏi, bạn sẽ dễ dàng khơi gợi được tâm tư, nguyện vọng và thúc đẩy những sáng kiến mới của nhân viên.

Ví dụ, Phương đã từng hỏi bạn A những câu hỏi như sau:

• Bạn đã từng làm MC hay dẫn chương trình gì chưa? Bạn có thích công việc này không?
• Nếu được thử sức làm MC và công ty tạo điều kiện tối đa cho bạn, thì bạn có muốn không?
• Trong quá trình làm MC cho công ty, bạn cảm thấy phần nào khó khăn nhất?

Sau khi đặt ra những câu hỏi này, mình biết được bạn A rất mong muốn được thử sức lên hình làm MC cho công ty. Và kết quả mang lại thực sự vượt ngoài sức mong đợi.

Còn khi làm việc tại Base, bộ câu hỏi mà CMO (Giám đốc Marketing) thường hỏi Phương khi kết thúc thử việc, và mỗi dịp Performance Review cuối năm là:

• Em đã đạt được những thành tựu gì? 3 kết quả khiến em tự hào nhất?
• Theo em, điểm mạnh/điểm yếu của bản thân em là gì?
• Những điều chưa làm được? Điều gì cản trở em hoàn thành công việc?
• Công việc nào em thích làm nhất? Công việc nào mà em ghét nhất?
• Mục tiêu nghề nghiệp của em là gì? Em muốn trở thành người như thế nào khi ở Base?

Thông qua bộ câu hỏi này, Phương có cơ hội được chia sẻ mục tiêu, định hướng của bản thân. Đồng thời, mình cũng được nói ra những điều mình muốn làm/không muốn làm. Chính vì vậy, đây cũng là điều khiến môi trường làm việc ở Base luôn khác biệt so với nơi khác. Mình cảm thấy bản thân được tôn trọng, được làm những thứ mình yêu thích chứ không phải làm việc trên tinh thần khiên cưỡng, ép buộc.

Áp dụng bài trắc nghiệm tích cách trong quá trình tuyển dụng

Đây là cách rất nhiều doanh nghiệp áp dụng trong quá trình tuyển dụng nhân sự đầu vào. Một số dạng trắc nghiệm như MBTI, DISC… được sử dụng phổ biến để đánh giá tính cách, sự phù hợp với nghề nghiệp. Bạn cũng có thể dùng cách này để thấu hiểu ứng viên mới khi phỏng vấn.

2.2. Cách quản lý nhân sự và đánh giá năng lực nhân viên

Một trong những kỹ năng quan trọng của một nhà lãnh đạo/quản lý chính là đánh giá năng lực nhân viên. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể xây dựng được thang đo chính xác về hiệu suất làm việc và năng lực của mỗi cá nhân trong tổ chức. Thông thường, các doanh nghiệp lớn sẽ làm công việc này tốt hơn doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). 

Để xây dựng thang đo lường, đánh giá năng lực chính xác, bạn cần đưa ra các tiêu chí rõ ràng về cả số lượng và chất lượng công việc. Tuỳ vào từng vị trí khác nhau sẽ có bộ tiêu chí riêng biệt. Ví dụ, với Marketing thì bạn có thể đánh giá dựa trên số Lead khách hàng tiềm năng mang về, Doanh thu mang lại, % Chi phí/Doanh thu… Còn đối với vị trí Sale, tiêu chí đánh giá là số lượng cuộc gọi, Doanh thu. Hay như với HR, hãy đo lường hiệu suất công việc dựa trên số lượng CV mang về, số nhân sự tuyển được, tổng chi phí chi cho hoạt động tuyển dụng/truyền thông nội bộ…

Trong trường hợp 2 nhân sự Phương kể phía trên, Phương đều xây dựng bộ tiêu chí cụ thể để đo lường hiệu suất làm việc của họ. Cụ thể như sau:

• Với vị trí MC: có thể quay tối đa bao nhiêu video/tuần. Mỗi video mang lại lượng người tiếp cận, tương tác, doanh thu chính xác, tổng chi phí đầu tư là bao nhiêu? Video nào hiệu quả nhất? Video nào kém hiệu quả? Lý do tại sao?
• Với vị trí Media: có thể setup bối cảnh, quay và dựng tối đa bao nhiêu video/tuần. Thời gian trung bình để dựng 1 video là bao lâu? Hiệu quả từ video: số liệu về lượng khách hàng, doanh thu (cụ thể doanh thu online, doanh thu khách tới cửa hàng)…

Nếu như bạn không đưa ra các tiêu chí đánh giá năng lực nhân viên, thì sẽ gây nên hiện tượng bố trí nhân sự sai chỗ, giao không đúng việc so với khả năng của họ. Vì vậy, khi tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, Phương đều khuyên các CEO/Manager nên chú trọng công việc này để đo lường và nắm bắt đúng năng lực đội ngũ. Đồng thời, dựa vào đó, các nhà quản lý cũng biết cách quản lý nhân viên, điều tiết công việc và gia tăng hiệu suất làm việc chung.

2.3. Bố trí nhân sự đúng chỗ, giao đúng việc

Sau khi xác định được tính cách, nguyện vọng và đánh giá năng lực của nhân viên, bạn sẽ có cơ sở để bố trí họ vào đúng chỗ, giao đúng việc. Đồng thời, bạn cần phải: 

• Thiết kế sơ đồ tổ chức khoa học, phù hợp với doanh nghiệp. Bạn có thể tìm hiểu thêm nguyên lý thùng gỗ trong quản trị nhân sự để có cách bố trí, sắp xếp nhân sự hiệu quả nhất;
• Phân công vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho từng vị trí theo năng lực của nhân sự, kèm theo KPI cụ thể;
• Xây dựng bản mô tả công việc chi tiết, phù hợp với từng cá nhân để đo lường và tối ưu hiệu suất làm việc của nhân sự.

Ví dụ, với bạn A Content, theo nguyện vọng của bạn ấy, thì bạn muốn 50% công việc là Content, 50% còn lại dành cho việc làm MC lên hình. Dựa vào đó, mình cũng xây dựng KPI rõ ràng kèm theo những vai trò/trách nhiệm mà A phải phụ trách. Tương tự với anh B Media cũng như vậy.

2.4. Thiết kế lộ trình thăng tiến để khai thác tối đa năng lực

Thông thường, các nhân sự giỏi làm việc 2-3 năm ở 1 công ty sẽ cảm thấy chán nản nếu như họ không thể lên cao được nữa. Họ muốn thấy rằng mình đang tiến bộ, phát triển và mong muốn có một mục tiêu nào đó để khát khao đạt được. Do đó, nếu công ty hiện tại không biết cách quản lý nhân sự và xây dựng lộ trình thăng tiến rõ ràng thì chẳng bao lâu nhân tài sẽ ra đi. Điều này ảnh hưởng lớn tới hiệu quả kinh doanh và tinh thần những người còn lại. Đồng thời, các lãnh đạo cũng tiêu tốn nhiều tiền bạc vào việc tuyển dụng, đào tạo,… nhân sự mới thay thế.

Xem thêm bài viết: Tháp nhu cầu Maslow trong quản trị nhân sự: Nghệ thuật thu hút và giữ chân nhân tài hiệu quả

Về thiết kế lộ trình thăng tiến, Phương thấy nơi thực hiện chuyên nghiệp và bài bản nhất trong sự nghiệp của mình là BASE. Các vị trí ở Base đều được thiết kế lộ trình phát triển để giữ được người lâu nhất. Lộ trình càng tốt thì chi phí nhân sự càng được tiết kiệm rất nhiều. Từ nhân viên tới cấp quản lý đều biết rằng, mình ở đây 5 năm sẽ làm những gì, trở thành người như thế nào. Để lên cấp, tăng lương thì cần đạt KPI bao nhiêu, bổ sung thêm kiến thức, kỹ năng gì cho phù hợp. 

Ví dụ: Marketing và Sales có 10 level trong lộ trình thăng tiến, tương đương với 10 tầng. Mỗi tầng là 1 yêu cầu nhất định và mức lương rõ ràng để nhân sự cố gắng phấn đấu. Vì thế mà nhân sự tại Base luôn có động lực cống hiến hết mình vì công việc để đạt được mục tiêu thăng cấp, tăng lương và ghi nhận xứng đáng.

2.5. Xây dựng chế độ đãi ngộ xứng đáng

Ngay khi sắp xếp nhân sự vào một vai trò, vị trí công việc mới, đây là lúc bạn cần xây dựng lại chế độ đãi ngộ, thưởng phạt nhân viên công bằng, minh bạch. Thông thường, Phương sẽ xây dựng lương theo 3P. Cụ thể với trường hợp của anh Media B:

P1 – Pay for Position: Lương cứng:

Đây là số tiền cố định để trả cho một vị trí cụ thể. Với vị trí của anh B, mức lương cứng này dao động từ 10.000.000 – 12.000.000 VNĐ/tháng.

P2 – Pay for Person: Trả lương theo năng lực của người đảm nhận công việc:

Tức là dùng kết quả đánh giá năng lực nhân sự để định ra số tiền tương xứng với năng lực đó. Khoản lương này thường được xác định khi

• (1) thoả thuận lương trong buổi phỏng vấn xin việc;
• (2) sau mỗi kỳ đánh giá hiệu suất nhân viên.

Vị trí của anh B có mức lương dao động từ 10.000.000 – 12.000.000 VNĐ/tháng. Nhưng anh ấy có kinh nghiệm qua nhiều ngành nghề, cùng với thái độ làm việc tốt nên mức lương này của anh là 12.000.000 VNĐ/tháng.

P3 – Pay for Performance: Trả lương theo thành tích

Đây là mức thưởng bằng tài chính cho nhân viên khi hiệu suất làm việc ở mức tốt, đáp ứng được các chỉ tiêu đặt ra và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Phương đặt KPI cho anh B theo 2 tiêu chí:

• Số lượng video: bao gồm quay và dựng hoàn chỉnh;
• Chất lượng: doanh thu thực tế từ video mang về, gồm toàn bộ doanh thu online và cửa hàng.

Ngoài ra, Phương còn xây dựng thêm chính sách thưởng nóng theo từng tuần/tháng để tuyên dương và truyền động lực làm việc cho nhân sự. Dựa trên KPI và các báo cáo đánh giá năng lực, hiệu suất làm việc, thì sẽ tính ra mức thu nhập cuối cùng mà anh B nhận được. Do hiệu quả về lượng khách hàng tiềm năng và doanh thu từ video cao, nên mức thu nhập của anh B cũng tăng hơn khá nhiều.

3. Kết luận

Nhân tài cũng giống như tảng băng trôi, 30% nổi, còn 70% chìm. Những người càng có năng lực, họ càng có xu hướng không muốn phô bày hết ra. Hoặc trong một số trường hợp, nhân sự không hề biết bản thân có khả năng nổi trội ở một công việc nào đó, nếu như bạn không khơi gợi đến khả năng “tiềm ẩn” của họ. Vì vậy, việc của các nhà lãnh đạo, quản lý là khai thác và giúp đội ngũ phát triển tối đa năng lực. Có như vậy thì doanh nghiệp mới tăng trưởng nhanh chóng và bền vững. 

Chúc bạn luôn may mắn và thành công!