Chắc hẳn, ai trong số chúng ta cũng từng nghe nói đến hiệu quả và hiệu suất công việc. Mặc dù hai khái niệm này có vẻ giống nhau, thế nhưng chúng lại hoàn toàn khác biệt về bản chất. Nếu biết cách kết hợp hai yếu tố này, một công ty sẽ phát triển nhanh, vững mạnh hơn và tiết kiệm chi phí tốt hơn.
Để phân biệt giữa hiệu quả và hiệu suất, hãy cùng theo dõi câu chuyện mà Phương kể dưới đây!
1. Câu chuyện Người lái buôn và Con lừa
Ở làng nọ, có một người lái buôn mới mua một con lừa để vận chuyển hàng hóa. Ban đầu, con lừa có thể chịu được sức nặng là hai bao tải đầy. Sau một thời gian, người lái buôn thấy con lừa gánh hai bao tải cũng khá nhẹ nhàng, không tốn quá nhiều sức lực. Vì thế, anh ta quyết định chất thêm hai bao tải nữa lên lưng nó. Điều anh ta muốn là tăng hiệu suất vận chuyển.
Bây giờ một chuyến đi con lừa có thể chở được gấp đôi số lượng hàng. Người lái buôn rất vui vì tiết kiệm được cả thời gian lẫn tiền bạc.
Dần dà, con lừa bắt đầu cảm thấy mệt mỏi. Nhưng nó vẫn cố gắng để gánh được bốn bao tải. Thấy vậy, người lái buôn tiếp tục chất thêm hai bao tải nữa. Vậy là, với mỗi chuyến hàng, con lừa phải chở tới sáu bao tải. Không lâu sau, người lái buôn lại chất lên tám bao, rồi tới mười bao tải.
Cuối cùng, sức chịu đựng của con lừa cũng đạt đến giới hạn. Trong một lần khi đang chở mười bao tải, nó gục xuống vì kiệt sức và chết bên đường.
2. Câu chuyện dưới góc nhìn quản trị
Xét trên thực tế, Người lái buôn tượng trưng cho sếp. Còn con lừa chính là nhân viên. Khi sếp tuyển một nhân sự vào công ty, Job Description (bản mô tả công việc) ban đầu của nhân viên chỉ tương đương khối lượng hai bao tải.
Qua một thời gian, khi thấy nhân viên làm việc hiệu quả, sếp lại phát cho nhân viên thêm hai bao tải nữa. Chu kỳ này cứ thế lặp đi lặp lại cho tới khi nhân viên trở nên stress. Áp lực công việc tăng cao, sức khỏe của họ đi xuống và từ từ kiệt sức. Cuối cùng, họ ra quyết định nghỉ việc để chấm dứt cái vòng luẩn quẩn mà bản thân đang phải đối mặt.
Đây là tình trạng vô cùng phổ biến ở các doanh nghiệp hiện nay. Trong những năm tháng sự nghiệp của mình, Phương đã rất nhiều lần phải đối mặt với tình huống này. Ban đầu khi vào công ty, công việc Phương được giao là phù hợp. Tuy nhiên, khi mình chứng minh được năng lực và hiệu quả làm việc, thì khối lượng công việc ngày càng tăng lên theo cấp số nhân.
Có những ngày mình phải làm việc tới xuyên đêm. Còn trung bình ngày nào cũng ra khỏi nhà từ 7h30 sáng và về nhà lúc 22-23h khuya. Không còn thời gian cho bản thân và những đam mê của riêng mình, chẳng thể quan tâm tới gia đình. Thực lòng mà nói, Phương thấy cuộc sống như vậy thật là tẻ nhạt.
Khi phải “cân” công việc ở mức quá tải, Phương thấy mình không có đủ thời gian để làm một công việc ở mức tốt nữa. Phương thuộc tuýp người quan tâm nhiều tới hiệu quả và giá trị mình đem lại cho doanh nghiệp.
Đối với mình mà nói, làm việc nhiều mà không hiệu quả, thì không bằng làm ít nhưng hiệu quả cao.
Sau những lần góp ý với Ban lãnh đạo nhưng không nhận được sự điều chỉnh hợp lý, Phương thường ra quyết định nghỉ việc. Đó cũng chính là lý do vì sao những Business Online của Phương lần lượt ra đời. Phương tự mình làm chủ và chỉ dùng rất ít thời gian một ngày để vận hành doanh nghiệp của bản thân.
3. Phân biệt giữa hiệu quả và hiệu suất công việc
3.1. Khái niệm hiệu quả và hiệu suất công việc
Trong quản trị nhân sự, có hai khái niệm là hiệu quả và hiệu suất được phân biệt như sau:
- Hiệu quả công việc (Effectiveness): là khái niệm để chỉ sự hoàn thành đúng việc và tạo ra nhiều giá trị nhất so với mục tiêu đề ra. Vai trò của Hiệu quả giúp đo lường sự thích hợp của các mục tiêu công việc được chọn. Từ đó đánh giá chúng có phải là những mục tiêu đúng không? Có giúp đạt kết quả tốt hơn không?
Hiệu quả = Kết quả đạt được /Mục tiêu
- Hiệu suất công việc: Sự hoàn thành mục tiêu công việc đặt ra với chi phí thấp nhất có thể. Vai trò của hiệu suất là đo lường các nguồn lực được sử dụng tốt như thế nào để đạt được mục tiêu đã đặt ra.
Hiệu suất = Kết quả đạt được /Chi phí
3.2. Phân tích góc nhìn Hiệu quả và hiệu suất từ câu chuyện Quản lý kiểu Lừa
Trong câu chuyện trên, người lái buôn tập trung vào hiệu suất làm việc của con lừa hơn là hiệu quả. Anh ta chỉ quan tâm tới việc làm thế nào để đạt được nhiều kết quả nhất với chi phí bỏ ra thấp nhất. Cụ thể, chỉ trong một chuyến đi, anh ta muốn con lừa chở được số lượng hàng càng nhiều càng tốt.
Đối với chủ doanh nghiệp, điểm mạnh trong cách quản lý kiểu lừa là tận dụng được tối đa nguồn lực. Đồng thời tiết kiệm được nhiều chi phí. Thay vì phải tuyển hai hay ba nhân viên để xử lý khối lượng công việc của mười bao tải, một số nhà lãnh đạo có xu hướng chỉ tuyển một người và đào tạo để người này từ từ gánh hết việc của cả một nhóm.
Tuy nhiên, cách quản lý nhân sự này cũng tiềm ẩn rất nhiều rủi ro. Thực tế, sức người là có hạn, cũng như ly nước đầy quá thì sẽ tràn ly. Nhân viên một khi đã quá mệt mỏi và kiệt sức thì chuyện họ nghỉ việc chỉ là sớm hay muộn.
Điều này dẫn đến việc chủ doanh nghiệp quay lại xuất phát điểm: “Thuê một nhân viên mới chỉ có khả năng gánh được hai bao tải”. Và lại tiếp tục chuỗi ngày đào tạo, giao việc để họ gánh việc của mười bao tải. Quan trọng hơn cả, doanh nghiệp khó có thể giữ chân nhân tài gắn bỏ lâu dài với tổ chức.
3.3. Nên ưu tiên hiệu quả hay hiệu suất?
Thực tế chứng minh rằng:
Một nhân viên có thể có hiệu suất cao nhưng chưa chắc đã đạt hiệu quả cao và ngược lại.
Trong quá trình làm Trưởng phòng Marketing cho một doanh nghiệp SME, Phương đã quan sát thấy rất rõ câu chuyện này. Thời gian đầu khởi nghiệp, công ty cần chú trọng vào việc tạo ra Doanh thu, lợi nhuận để nuôi bộ máy.
Ví dụ về một vị trí Facebook Ads (Quảng cáo Facebook). KPI mà Phương đặt cho nhân sự dựa trên 3 chỉ số chính: số lượng Lead khách hàng, Doanh thu mang về, Chi phí/Doanh thu.
Nếu như bạn theo dõi Blog Phuongltm, thì bạn cũng rõ cách quản lý và đánh giá năng lực nhân viên của Phương luôn phải dựa trên con số. Sau một khoảng thời gian theo dõi, so sánh giữa 2 nhân sự là bạn A và B, Phương nhận thấy như sau:
- Bạn A làm rất nhiều công việc như viết 3 Content quảng cáo/ngày, làm 5 video/tuần… Kết quả mang về: 30 Lead khách hàng/ngày, Doanh thu = 500 triệu/tháng.
- Trong khi đó, bạn B chỉ làm khoảng 1 Content quảng cáo/ngày, 2 video/tuần. Nhưng bạn B lại đạt: 50 Lead khách hàng/ngày, Doanh thu = 1 tỷ/tháng.
Như vậy, có thể kết luận rằng: Bạn A làm việc có hiệu suất cao nhưng không hiệu quả. Bạn B làm việc với hiệu suất thấp hơn, mang về hiệu quả cao hơn cho công ty.
Qua câu chuyện trên, bạn cũng thấy rằng Hiệu quả cần ưu tiên hơn so với Hiệu suất. Do đó, các doanh nghiệp nên cố gắng thực hiện các nhiệm vụ có hiệu quả, nhằm thúc đẩy lợi nhuận và tăng trưởng. Thế nhưng, nếu bạn cân bằng và hài hoà được cả hai yếu tố này, thì đội ngũ nhân sự sẽ làm việc vừa hiệu quả, lại vừa hiệu suất. Còn điều gì tuyệt vời hơn thế nữa?
4. Phương hướng khắc phục dành cho các nhà lãnh đạo/quản lý
4.1. Cải thiện hiệu quả của nhân viên
Để nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ, bạn phải có kế hoạch đánh giá năng lực nhân sự. Trong đó, hãy nêu chi tiết cụ thể những điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên. Từ đó giao cho họ công việc phù hợp để phát huy toàn bộ thế mạnh của họ.
Sau khi giao việc, bạn cần liên tục theo dõi, đo lường kết quả công việc dựa trên số liệu cụ thể. Trong một vài trường hợp, nhân viên khám phá ra giới hạn mới của bản thân, công ty sẽ tối ưu được hiệu suất. Tuy nhiên, ở những tình huống tệ nhất, nếu bạn thấy khối lượng công việc của họ đang quá sức chịu đựng, thì cần có sự điều chỉnh hợp lý. Bạn có thể tuyển thêm người, hoặc giảm tải bớt công việc của họ.
4.2. Nâng cao hiệu suất làm việc
Thực tế cho thấy rằng, hầu hết nhân viên thường không biết cách để gia tăng hiệu suất của mình. Vì vậy, bạn cần cung cấp cho họ đủ kiến thức, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc nhanh và tối ưu.
Mặt khác, bạn cũng phải thường xuyên trao đổi, tháo gỡ vướng mắc của nhân viên. Bên cạnh đó, hãy dành thời gian kiểm tra tình trạng các trang thiết bị, máy móc, công cụ làm việc của đội ngũ. Hơn thế nữa, công ty nên tổ chức các buổi tập huấn, đào tạo kỹ năng cho nhân viên. Nhờ đó nâng cao hiệu suất của doanh nghiệp lên cao nhất.
4.3. Sử dụng phần mềm quản lý công việc
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều công cụ giúp hỗ trợ nhà lãnh đạo trong việc quản trị doanh nghiệp. Tại Việt Nam, phần mềm quản lý công việc Base Work+ là phương án tối ưu cho vận hành doanh nghiệp, gia tăng tối đa hiệu quả và hiệu suất làm việc của đội ngũ.
- Quản lý toàn bộ công việc và quy trình trên một nền tảng duy nhất.
- Hỗ trợ nhà lãnh đạo/quản lý ra quyết định nhanh và chính xác.
- Đo lường, đánh giá năng lực nhân sự dựa trên KPIs/OKRs.
- Phát hiện điểm nóng và xử lý kịp thời nhờ hệ thống báo cáo tự động.
Nếu bạn theo dõi Blog của Phương thì cũng rõ, Phương đang là một “mảnh ghép” của Base. Mình đến với Base bởi một CƠ DUYÊN, và gắn bó với Base như một ĐỊNH MỆNH. Base là nơi có hệ thống quản trị doanh nghiệp chuyên nghiệp nhất mà mình từng làm việc.
Toàn bộ hoạt động giao việc, đánh giá nhân sự, cho tới điều chỉnh công việc, nghệ thuật thưởng phạt nhân viên… ở Base đều đáng nể. Một nhân viên sẽ vừa đạt được hiệu suất tốt, và hiệu quả công việc vẫn cao. Vì vậy, không phải ngẫu nhiên mà Phương lại giới thiệu bạn về Bộ giải pháp Base Work+.
Base được tin dùng bởi +7000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, Sacombank, VPBank, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Vissan, Tân Á Đại Thành, Hoà Bình Minh, Decathlon, Huy Thành Jewelry, Bamboo Airways, Novaland Group, Phục Hưng Holdings, PCC1, Đại Học Văn Lang, Đại Học Ngoại Thương, Bệnh viện Phụ sản Hà Nội, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm phần mềm Base.vn, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
5. Kết luận
Vậy là Phương đã đưa bạn đọc đi từ câu chuyện “Quản lý kiểu Lừa”, rồi phân tích về sự khác biệt giữa hiệu quả và hiệu suất. Hai yếu tố này vẫn luôn hiện hữu song song, bổ trợ lẫn nhau trong doanh nghiệp. Nếu bạn tìm được cách cân bằng, ưu tiên và thúc đẩy chúng, thì doanh nghiệp của bạn sẽ phát triển bền vững.
Chúc bạn luôn may mắn và thành công!
